登封市委市政府高度重视“天地之中”历史建筑群的申遗建档工作，为此响亮地提出了要打造档案建设的“亮点工程”、“精品工程”、“样板工程”。
登封市申遗工程指挥部要求除了这次申遗的所有资料、数据都要建档之外，还要把有关文物的所有历史档案、历史记载、每次维修的情况、每一张图纸设计等等都要搜集完整。“天地之中”历史建筑群的11处古建筑景点要集中成立一个文献档案室。在管理好纸质档案资料的同时，还要建立信息化、数字化平台和电子文档资源库。要形成一个电子文档和文字资料档案相结合的档案管理体系。同时，还要用现代化的电子手段，做好历史建筑群的档案资料及现状情景的演示工作。
为此，申遗指挥部档案组的同志们夜以继日地工作，他们将河南省文物局有关嵩山历史建筑群的“四有”档案、历年历次的文物保护、维修等核心档案全部收集到位。
他们不辞辛苦地奔走于嵩管委、少管局、文化局、文联、原建设局、环保局、林业局、档案局、气象局、水利局、中岳庙、少林寺等各个相关单位，接收与“天地之中”历史建筑群有关的档案资料。
这些资料涉及拆迁前的原始照片，拆迁中的现场照片，拆迁后的照片，环境整治中事前、事中、事后的照片；各级领导检查申遗工作的照片、录像、录音等资料；有关通知、协议、请示、批复等等文件资料；环境整治设计图纸、招标文书、修建资料；气象、地质、水文监测记录；大事记等等。
他们在环境整治资金审核工作组，接收了所有在资金预、决算审查、审核、资金拨付等工作中形成的相关会计资料。
他们在文物本体及外部环境整治协调组，接收了在项目设计、工程报批、招标、建设等与文物本体及外部环境整治中形成的所有相关资料。
他们在林业局和交通局接收了与申遗有关的通知、协议、请示、批复；绿化、美化道路的工程设计、招标文书、图纸等等。
他们立志建设一个与世界文化遗产这一名称相配的一流申遗档案室和图书室。为此，档案组的同志们千方百计地购置了一大批与“天地之中”历史建筑群相关的图书资料。这些图书资料涉及建筑、历史、文物、天文、文化、雕塑、教育、宗教、考古、法律等各个方面。
为了保证图书资料的数量和质量，档案组的同志除了通过新华书店网络购书系统购买之外，还奔赴郑州、洛阳、北京等地的文物书店、建筑书店、旧书市场寻找和挑选图书资料。这些图书资料极大地充实了申遗档案室和图书室，为以后“天地之中”历史建筑群的研究工作奠定了良好的基础。
根据申遗的需要，指挥部还决定对8处11项历史建筑的碑刻进行拓印，这样就可以用最原始的资料使申遗档案得以丰富。
档案组通过议标的形式，从河南省博物院、西安碑林、千唐志斋、洛阳文物工作队等单位请来了一批经验丰富的拓工。档案组副组长常松木负责日常指挥协调工作，他将这批拓工分为四组，分别在汉三阙、中岳庙、少林寺以及嵩阳书院、嵩岳寺、会善寺、观星台同时进行拓印作业。
古建筑群中的碑刻是珍贵文物，拓印亦是受限之事，不能随便增加拓印的份数。为了确保万无一失，档案组抽调数名工作人员，分赴各处做拓印监督。常松木对拓印工非常关心，他不但周到而细致地照料拓印工们日常的吃住，每天还要安排车辆接送。11处古建筑群碑刻众多，而且为了保持碑刻的原貌，在拓印时每通碑刻不仅要拓印正面，还要拓印碑阴、碑侧的图案和文字，所以工作量极大。
申遗时间紧迫，拓印工作也是加班加点进行的。时令正值酷暑，常松木和档案组的其他同志一起不顾炎热，每天清晨5点多钟就准时到达工作地点，一直忙到晚上8点多钟才收工休息。除了指挥和监督之外，档案组的同志们还时常给拓工们送西瓜、清凉饮料等，为拓工们提供人性化的服务。
登封市申遗工程指挥部征集来的档案资料最初都保存在档案组的办公室，后来为了保证档案的安全，指挥部在登封市委招待所二楼另开专房，作为临时的档案保存室。
随着申遗工作的深入，指挥部确定在嵩阳书院西院设立遗产管理中心，统筹布局了图书室、档案室、监控室、办公室和接待室。指挥部档案组报请登封市政府采购办批准，采购了20组专用密集柜和除湿机、空调机、触摸屏等档案专用设备，并按照档案“十防”的规定，建立了符合国家行业要求的标准化档案室。
档案组累计整理档案资料2596卷，图书文献19柜16类1651种3151册。为了紧跟时代步伐，使档案管理达到信息化社会的要求，档案室在管理好纸质档案资料的同时，还建立了信息化、数字化平台和电子文档资源库，形成了电子文档和文字资料档案相结合的档案管理体系。
档案组引进了先进的计算机现代档案综合管理系统，随后又通过议标的方式，选定郑州市一家信息公司，将申遗档案全部进行了扫描录入，使其实现了数字化、电子化和信息化。登封“天地之中”历史建筑群档案馆，也由此获得了河南省一级档案馆的称号。
当各级领导和世界古迹遗址理事会专家来到这个现化代的档案室，通过大型液晶屏和投影仪看到了有关图像和资料的演示之后，他们一个个全都赞不绝口，对登封申遗的档案工作给予了高度评价。